Szukasz programu do webinarów? Poznaj nasze propozycje + wskazówki na co zwrócić uwagę przy organizacji webinarów

Planujesz wprowadzić webinary do swoich działań marketingowych, ale nie wiesz, który program wybrać? Mam nadzieję, że poniższa lista narzędzi + wskazówki na co zwrócić uwagę przy organizacji tego wydarzenia ułatwią Ci to zadanie.

Programy do webinarów - kilka propozycji

ClickMeeting

Śmiało mogę powiedzieć, że poznałam to rozwiązanie w czasach, kiedy webinary w Polsce nie cieszyły się jeszcze tak dużą popularnością. I muszę przyznać, że na przestrzeni tych kilku/kilkunastu lat ClickMeeting naprawdę rozwinął skrzydła pod względem technologicznym/funkcjonalnym. Osobiście nigdy nie miałam zastrzeżeń co do tego programu, ale to czy sprawdzi się również w Twoim wypadku, musisz przetestować sam.

Co oferuje ten program do webinarów?

Naprawdę dużo, a jego podstawowe funkcje m.in. to:

• custom branding, funkcjonalność uwielbiana przez korporacje, a nawet prywatne osoby, które lubią dopasowywać platformę pod swój kolorystyczny brand
• rejestracja uczestników, czyli możliwość stworzenia formularza zapisu na webinar
• współdzielenie ekranu
• możliwość przejęcia kontroli nad ekranem przez uczestników
• wgrywanie różnych plików multimedialnych i wykorzystywania ich do angażowania w czasie webinaru
• testy i ankiety
• czat
• webinary automatyczne i płatne
• nagrywanie webinaru
• transmisja na żywo na Facebooku lub YouTube
• polski support

Jaka jest cena?

To wszystko zależy od tego, jaki pakiet wybierzesz, a także jak dużo użytkowników przyjdzie na Twój webinar. Najtańszy pakiet kosztuje 40 zł przy 25 uczestnikach, a 150 zł przy 100. Więcej o cenie i funkcjach znajdziesz tutaj. Faktura jest z Polski.

GetResponse

To drugi program, który towarzyszył mi w pracy w czasach, kiedy był jeszcze „zwykłym” programem do e-mail marketingu. Również na przestrzeni tych kilku/kilkunastu lat dużo się zmienił pod względem funkcjonalnym. Teraz widzę, że ich hasłem przewodnim jest: „Cały marketing w jednej platformie”. W sumie nie ma jak się z tym nie zgodzić, bo oferują m.in:

• e-mail marketing
• kreator landing page
• webinary
• marketing automation
• formularze i ankiety
• łatwe zarządzanie bazą subskrybentów
• generowanie ruchu
• autofunnel

Dlatego, jeśli szukasz narzędzia wielozadaniowego to myślę, że ten program warto rozważyć.

Jeśli chodzi natomiast o samą funkcjonalność „Webinary”, to masz tutaj m.in. takie funkcje, jak:

• czat
• tablica
• współdzielenie ekranu
• ankiety
• transmisja webinaru na żywo na YouTube lub Facebooku
• dodawanie filmów z YouTube
• wgrywanie różnych plików multimedialnych i wykorzystywania ich do angażowania w czasie webinaru
• polski support

Jaka jest cena?

Pakiet, który oferuje Ci możliwość organizowania webinarów zaczyna się od 199 zł (lista 1000 subskrybentów, webinar 100 uczestników). Więcej na temat cen znajdziesz tutaj.

Freshmail

FreshMail to program głównie do email marketingu, ale ostatnio został poszerzony o kilka funkcji. I można w nim również zorganizować webinary, a także tworzyć landing page, formularze zapisu na newsletter, wysyłać SMSy czy maile transakcyjne.

Jest to kolejne narzędzie wielozadaniowe, które warto sprawdzić, jeśli chcesz połączyć email marketing z webinarami.

Natomiast jeśli chodzi o samą funkcję webinarów, to posiada ona takie opcje, jak:

• czat w trakcie spotkania
• udostępnianie tablicy
• odtwarzanie filmów z YouTube
• nagranie Full HD
• tworzenie ankiet i testów
• dzielenie pokojów
• polski support

Jaka jest cena?

Pakiet, który pozwala na organizację webinarów zaczyna się od 190 zł (lista 1000 subskrybentów, webinar dla 100 uczestników). Więcej informacji na temat cen znajdziesz tutaj.

Zoom

Tutaj zacznę od omówienia ceny. Bowiem ten program do webinarów dostępny jest w wersji bezpłatnej. Główne ograniczenia tego pakietu, to: możliwość uczestnictwa do 100 osób i czas spotkania nie może być dłuższy niż 40 minut. Wersja płatna (dla 100 uczestników) zaczyna się od $14.99. Więcej o cenie i funkcjach można przeczytać tutaj.

Co oferuje m.in ten program w wersji bezpłatnej:

• udostępnianie ekranu
• nagrywanie webinarów
• możliwość dzielenia uczestników na grupy (breakout rooms)
• tablicę
• czat
• tzw. raise hand, czyli możliwość „podniesienia ręki” przez uczestnika, który chce zadać pytanie

LiveWebinar

Ten program do webinarów również posiada plan darmowy, który umożliwia m.in. uczestnictwo w spotkaniu dla max 5 osób, udostępnianie ekranu, nagrywanie spotkania (2h), tworzenie ankiet i testów oraz automatyzację marketingu. Myślę, że taka wersja z powodzeniem może się sprawdzić dla małych zespołów. Wersja płatna (dla max 100 uczestników) zaczyna się od 48 zł/miesiąc (przy planie rocznym). Więcej o cenie i funkcjach znajdziesz tutaj.

Co oferuje ten program do webinarów?

Na pewno dużo. Wszystko, co niezbędne do zorganizowania i przeprowadzenia webinaru. A jego podstawowe funkcje to:

• rejestracja uczestników, czyli możliwość stworzenia formularza zapisu na webinar
• automatyzacja marketingu
• tablica
• udostępnianie ekranu
• odtwarzacz YouTube/Vimeo
• tryb wywiadu, gdzie interfejs dostosowany jest do przeprowadzania wywiadów i konsultacji online
• tworzenie testów i ankiet
• czat
• pełna personalizacja platformy, czyli możliwość brandingu m.in. swojego pokoju do webinarów, ale również osadzenie pokoju na swojej stronie za pomocą skryptu
• evergreen webinars, czyli automatyczne webinary - ustawiasz czas, dodajesz nagranie albo link do wideo z Vimeo lub YouTube. Zapraszasz osoby na wydarzenie, które wygląda jakby się odbywało na żywo, lecz w rzeczywistości jest bez Twojego udziału.

Miałam okazję przetestować ten program i naprawdę robi bardzo dobre wrażenie. Dlatego, jeśli szukasz narzędzia z wieloma możliwościami to również zachęcam do założenia konta.

WebinarJam

To trzecie, obok ClickMeeting i LiveWebinar tak bardzo rozbudowane narzędzie do webinarów. Możliwości tego programu na pierwszy rzut oka wydają się być naprawdę duże.

Co oferuje m.in. ten program do webinarów:

• komunikacja (czat, rozmowy moderowane, wiadomości prywatne, sekcja Q&A, prośba o zabranie głosu)
• zapraszanie uczestników do rozmowy. Wówczas mają możliwość wystąpienia w roli prezentera
• możliwość załadowania prezentacji: PDF, PowerPoint, KeyNote, Prezi
• nagrywanie
• transmisje na YouTube
• pisanie bezpośrednio po ekranie
• rejestracja uczestników
• biała tablica
• testy i ankiety

Jaka jest cena?

Nie znajdziesz jej na stronie głównej. Aby ją poznać trzeba zalogować się do narzędzia. A prezentuje się ona tak (cena roczna, za wszystkie funkcjonalności, w zależności od liczby uczestników i prezenterów).

Veventy

To z kolei program, który umożliwia nie tylko organizowanie spotkań, ale również wydarzeń online na dużą skalę.

Co oferuje?

• stworzenie strony wydarzenia, na której możemy zamieścić informację na temat prelegentów oraz agendę
• sprzedaż biletów. W momencie, kiedy chcemy stworzyć płatne wydarzenie
• tworzenie jednej lub wielu scen, na których odbywają się wystąpienia
• tworzenie pokoi, w których mogą ze sobą rozmawiać uczestnicy spotkania
• tworzenie spotkań, typu networking. Dzięki temu losowa połączeni ze sobą uczestnicy mogą prowadzić spotkania 1:1.
• czat, a także zadawanie pytań i głosowanie

Veventy oferuje opcję bezpłatną, z dostępem do pełnej funkcjonalności. W tym planie, w spotkaniu może wziąć udział do 25 osób.

YouTube + OBS

Obserwuję, że ten zestaw jest często wybierany przez osoby, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z webinarami. Głównymi zaletami tego rozwiązania są: darmowe korzystanie z serwisu, nieograniczona ilość użytkowników, możliwość dotarcia do większej liczby odbiorców.

A co, jeśli chodzi o same możliwości w zakresie webinarów? Są to przede wszystkim:

• udostępnianie ekranu
• czat
• nagranie od razu dostępne na Twoim kanale

Skyier

Możesz przeprowadzić wydarzenie online również na platformie Skyier.

Dzięki temu możesz:

1. sprzedawać dostępy do wydarzeń online. Skyier zapewnia Ci możliwość stworzenia strony sprzedażowej i podpięcia płatności. Wszystkiego, czego potrzebujesz do zorganizowania takiego wydarzenia.
2. robić wydarzenia online bezpośrednio dla swoich uczestników, których masz już w platformie
3. powiększać bazę swoich uczestników, a tym samym potencjalnych klientów
4. skrócić ścieżkę dokonywania zakupu.
5. podpiąć pod stronę piksel FB i wykorzystać to w swoich działaniach marketingowych
6. dołączając do tego możliwość stworzenia Społeczności na platformie, możesz zarządzać swoimi uczestnikami z jednego miejsca.

Tutaj znajdziesz więcej informacji na ten temat.

Jeśli żaden z powyższych programów do webinarów nie jest tym czego szukasz, sprawdź również następujące: WebinarsOnAir, Zoho webinars, Expertise.tv, Easy webinar, MyOwnConference.

Programy do webinarów - na co zwrócić uwagę przy wyborze?

Osobiście radzą sobie odpowiedzieć na takie pytania, jak:

1. Czy chcę zbierać adresy e-mail do dalszych działań marketingowych?

2. Jaki mam pomysł na przeprowadzenie webinaru? Czy chcę być tzw. „gadającą głową”. Czy mimo wszystko chcę jeszcze w inny sposób angażować uczestników, np. poprzez ankiety i testy, a nawet wywoływanie ich do „tablicy”. Pomyśl nad funkcjami, które będą dla Ciebie potrzebne.

3. Czy potrzebuję wsparcia osoby trzeciej. Supportu, który pomoże mi w razie problemów?

Organizacja webinaru, o czym warto pamiętać?

Do omówienia tego zagadnienia zaprosiłam Martę Eichstaedt, właścicielkę firmy Webcomm, która od ponad 12 lat zajmuje się organizacją webinarów. Dlatego, jeśli poczujesz niedosyt po tym artykule to zachęcam Cię do zajrzenia na stronę Webcomm, gdzie znajdziesz jeszcze większą dawkę informacji.

Postanowiłam porady dostosować do wybranych przez Natalię programów. Najpierw pogrupujmy je:

1. ClickMeeting, GetResponse, Zoom i WebinarJam będą w jednej grupie. To typowe wirtualne pokoje działające w oparciu o przeglądarkę. W tej grupie jedynie Zoom potrzebuje małego programu, ale finalnie i tak uczestnicy „lądują” w podobnym środowisku co Ci, który korzystają z ClickMeeting, czy GetResponse.

2. OBS w porównaniu z pierwszą grupą, to coś zupełnie innego. To oprogramowanie, do wysyłania sygnału audio i wideo niezbędne, jeśli chcesz prowadzić swój webinar na YouTube lub Facebooku (i chcesz go prowadzić z komputera a nie z aplikacji na smartfonie).

A teraz przejdźmy do omówienia kilku wskazówek, o których warto wiedzieć organizując webinar:

1. Co się dzieje z danymi osobowymi, czyli RODO?

Jeśli uczestnicy zapisują się na Twój webinar (szczególnie, gdy zapisują się przez formularz rejestracyjny dostępny w programie do webinarów), to ich dane osobowe są przetwarzane (na Twoje zlecenie – czy chcesz tego czy nie) przez producenta webinarów. Wiele firm, szczególnie dużych, nie akceptuje sytuacji, gdy dane osobowe są przetwarzane poza Unią Europejską. Jeśli Twoimi uczestnikami są osoby prywatne, to z pewnością nie jest to dla nich takie istotne. Jeśli jednak chcesz mieć temat RODO w prosty i szybki sposób załatwiony, to korzystaj z programów, których dostawcy deklarują posiadanie serwerów w Europie i zgodność z RODO. Na przykład w ClickMeeting możesz pobrać ze swojego konta umowę dotyczącą przetwarzania danych osobowych, co stawia Cię po bezpiecznej stronie.

W tym miejscu, nie byłabym sobą, gdybym nie wspomniała o adekwatnej do Twoich potrzeb formułce dotyczącej przetwarzania danych osobowych (tzw. formułce zgody). W mojej praktyce spotykam się z tak wieloma jej brzmieniami, że nie podejmuję się podania gotowego przepisu. Warto jednak śledzić ofertę webinarów i szkoleń prawników, którzy wyspecjalizowali się w biznesie internetowym i którzy takie porady oferują.

2. Naucz się bardzo dobrze obsługiwać program do webinarów lub OBS, jeśli tę opcję wybierzesz.

Programy do webinarów są dość proste w obsłudze, szczególnie te dostępne online. Ich twórcom zależy bowiem, aby każdy mógł z nich korzystać. Jednak każdy z nich kryje ważne, ale ukryte funkcje. Ich nieznajomość często kończy się tym, że organizatorzy są niezadowoleni z programu i wylewają swoje żale na grupach tematycznych na Facebooku. Do obsługi oprogramowania należy także umiejętność radzenia sobie, gdy wstąpią problemy z oprogramowaniem lub … Twoim komputerem. Wiele osób „wiesza psy” na programach do webinarów, podczas gdy problemy wynikają na przykład ze zbyt wolnych lub obciążonych zbędnymi procesami komputerów.

Jeśli korzystasz z OBS, to musisz wznieść się na poziom realizatora webinarów, który wie co to jest serwer RTMP, CPU i jego obciążenie, bit rate czy fms i wiele innych. Wiele osób bagatelizuje szereg ustawień transmisji, którą – użyje tu slangowego pojęcia – wypuszcza do mediów społecznościowych. Efektem są na przykład tak zwane asynchrony, czyli sytuacje, gdy obraz nie jest zsynchronizowany z dźwiękiem lub rwie się transmisja u uczestników.

3. Czy masz odpowiedni sprzęt do webinarów?

Mam dla ciebie dobrą wiadomość – do prowadzenia „zwykłych” webinarów nie potrzebujesz drogiego sprzętu. Jeśli jednak zależy Ci na tym, aby transmitować na przykład ćwiczącą osobę na całym ekranie wirtualnego pokoju, to musisz liczyć się nie tylko z wydatkami na sprzęt ale i z faktem, że nie każde oprogramowanie w swej podstawowej wersji da ci taką możliwość.

Tu dobrym przykładem jest wspomniany ClickMeeting. Mało kto wie, że istnieje specjalna licencja do realizacji webinarów w jakości wideo na poziomie HD. My w Webcomm nazywamy je webinarami w formacie transmisji online. Jeśli zatem zależy Ci na super jakości wideo, musisz zakupić specjalną licencję, a do realizacji musisz użyć pośredniczącego programu typu OBS (my korzystamy z profesjonalnego rozwiązania, jakim jest program vMix).

Wróćmy jednak do sprzętu. Co jest absolutnym „no go”?

Temat sprzętu do webinarów to temat rzeka. Możesz wydać kilkaset złotych albo kilkanaście tysięcy. Co zatem musisz mieć?

Komputer – im szybszy, tym lepszy. Raczej nie z procesorem i3. Weź pod uwagę procesory i5 lub i7 (przykład dotyczy komputerów z systemem operacyjnym Windows). Do realizacji wydarzeń w formacie transmisji online używa się silnych komputerów z rozbudowaną kartą graficzną i silnym procesorem. Często wykorzystuje się najszybsze laptopy gamingowe.

Przeglądarka – używaj Google Chrome Mozilla FireFox, Opera lub Safari. Nie korzystaj z IE i Edge. Zadbaj o ich aktualizację, tak by pracować na ich najnowszych wersjach. Jeśli jest problem z działaniem programu do webinarów na jednej przeglądarce, to przejdź na drugą.

Mikrofon – od jakości Twojego głosu zależy komfort słuchaczy, a tym samym ich motywacja do słuchania Ciebie. Tu masz co najmniej trzy opcje:

• zestaw mikrofonowo-słuchawkowy (headset) – mało popularna opcja w Polsce, choć ja uważam, że bardzo bezpieczna dla początkujących osób.
• zewnętrzny mikrofon typu Blue Yeti + słuchawka do odsłuchu – ten mikrofon podłączysz do komputera przez port USB. Jeśli pracujesz z prelegentem lub moderatorem, który jest w innej lokalizacji (czyli musisz go słyszeć) lub Twoi uczestnicy będą z tobą rozmawiać, to musisz słyszeć, co do Ciebie mówią. Na szczęście mikrofon Yeti jest wyposażony w gniazdo typu jack 3,5 mm, do którego podłączasz słuchawki.
• mikrofon krawatowy na kablu – sprawdź, czy jest dedykowany do pracy z komputerem. Wiele z mikrofonów zostało stworzonych do pracy ze smartfonami i przy użyciu z komputerem będzie słuchać w tle buczenie.

Kamera – najłatwiej skorzystać z kamery podłączanej na USB. Polecany model to Logitech HD Pro Webcam C920 lub wyżej. Aby podłączyć zewnętrzną kamerę lub aparat musi mieć tzw. kartę przechwytującą.

Statyw do kamery - jeśli kamera będzie stała na biurku, kup mały, prosty statyw. Jego cena to około 50 zł brutto.

Mysz do komputera – naprawdę bardzo się przydaje. Warto korzystać z tak zwanej cichej myszy. Jej cena to około 100 zł.

Oświetlenie – warto posiadać dwie (optymalnie trzy) sztuki paneli LED.

Plus kilka wskazówek ode mnie:

4. Zacznij promować swój webinar minimum 2 tygodnie przed planowaną datą wydarzenia. Daj czas użytkownikom na zapisanie się na listę.

5. Na stronie zapisu na webinar (landing page) podaj szacowany czas trwania. Uczestnicy naprawdę lubię wiedzieć, czy mają wygospodarować sobie 30 min czy 1 godzinę. Z doświadczenia wiem, że najczęściej praktykowane są webinary 1-godzinne.

6. Przetestuj przeprowadzenie webinaru. Dobrze, jakbyś to zrobił z dodatkową osobą, która powie Ci czy wszystko działa jak należy - również od strony uczestnika.

7. Wysyłaj uczestnikom wiadomości z przypomnieniem. Uwierz mi, ludzie zapominają o takich rzeczach, dlatego wysyłaj im przypomnienie! Na kilka (2-3) dni wcześniej, a także w samym dniu rozpoczęcia webinaru. Niektórzy stosują taktykę wysłania takiej "przypominajki" również godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia, a nawet w momencie już trwania.

8. Podepnij Facebook Pixel, jeśli planujesz do swojej grupę odbiorców kierować potem reklamy. Wiem, że w przypadku ClickMeeting jest możliwość podpięcia takiego Pixela. Również możesz to zrobić, kiedy organizujesz transmisję z YouTube na swojej stronie. W przypadku innego programu do webinaru, który wybierzesz musisz to sprawdzić.

9. Wiedz, że na Twój webinar nie przyjdą wszystkie osoby, które się zapisały. Nie spodziewaj się 100% frekwencji. Jeśli chcesz spróbować zwiększyć frekwencję dostosuj godzinę webinaru do propozycji uczestników.

10. Zanim zaczniesz omawiać temat, zapytaj uczestników czy Cię słychać/widać. Pomaga to rozładować atmosferę i oczywiście upewnisz się, że jest sens mówić dalej.

Nie będę kłamać. Organizacja i przeprowadzenie szczególnie pierwszego webinaru dla wielu osób to stresujące przeżycie. Bardzo możliwe, że dla Ciebie również takie będzie. Dodatkowo wchodzi tutaj czynnik „techniczny”, typu: „Czy internet mi nie ucieknie”.

Powiem tak, internet może Ci "uciec", sąsiad może przypomnieć sobie, że właśnie miał powiesić obraz na ścianie i będziesz słyszał dodatkowe odgłosy, a sąsiadka akurat przyjdzie po łyżeczkę cukru. To są wszystko zdarzenia losowe, na które nie masz wpływu. I jeśli nawet wydarzy Ci się taki „wypadek” przy pracy to nie jest powód, aby złościć się na webinary i powiedzieć sobie „nigdy więcej”. Uwierz mi „największym” tego świata zdarzało się kończyć webinar przed czasem lub łączyć z uczestnikami kilka razy, bo coś nie zadziałało.

Powodzenia w wyborze programu do webinaru i organizacji swojego pierwszego wydarzenia! To musi się udać!